DEFINIÇÃO SINTÉTICA DAS FUNÇÕES DO ADMINISTRADOR

Definição sintética das funções do Administrador

As funções do Administrador estão divididas em três grandes blocos, sendo: Estratégicas, Táticas e Operacionais.

Funções estratégicas:     

- Planejar – pensar antecipadamente o que se deseja alcançar e determinar os meios e recursos para concretizar esse desejo;    

 - Organizar – processo de identificar, dividir e alocar o trabalho;

Funções Táticas:

- Prover recursos humanos – formar uma equipe competente, integrada e motivada, disposta a agir em conjunto;

- Liderar – conduzir um grupo, influenciando seu comportamento, para atingir os objetivos e metas de interesse comum do grupo, de acordo com uma visão de futuro baseado no conjunto coerente de ideias e princípios.

Funções Operacionais:

- Coordenar – cooperar com as demais unidades da organização para que as atividades sejam executadas de forma balanceada, sincronizada e integrada.

- Controlar – assegurar que as atividades da organização as levem em direção aos objetivos.

 

Pelas funções que lhe cabem, imagina-se que o Administrador as exerce de forma ordenada, refletindo com calma sobre seu trabalho, com poucas dispersões e interrupções. Na realidade existe muita variedade, fragmentação e brevidade e tarefas em ritmo desconexo. Em alguns momentos, o volume de trabalho o faz interromper o que está fazendo e dar prioridade a um assunto mais urgente que requer sua atenção naquele momento.

Também podemos subdividir as atribuições em partes menores criando um ciclo de atividades gerenciais, conforme abaixo:

1-Estabelecer objetivos

- Obter informações

- Sintetizar informações

- Planejar

- Decidir

2- Dirigir a consecução dos objetivos

Organizar

Comunicar

 Motivar

Ordenar, orientar e aconselhar

3- Medir resultados

- Medir, avaliar e controlar

As funções acima descritas relacionam-se com o processo de promover o crescimento de vendas e integração da empresa com o ambiente mercadológico ao qual está inserido. A integração com o público interno da empresa é primordial para o atingimento de metas.

Agora que você já sabe quais são suas funções, faça uma revisão e veja onde está colocando mais energia. Conforme distribua seu tempo, acabará provocando uma disfunção que afetará seu desempenho e de seu departamento.

Boa sorte!!

Claudio Marques.

Fonte: Lacombe, Francisco José Masset – Administração: Princípios e tendências / Francisco José Lacombe, Gilberto Luiz Jose Helbron – São Paulo: Saraiva, 2003.

PLANEJAMENTO

Planejamento

Planejamos para conseguir melhores resultados em um trabalho.

O planejamento facilita o aproveitamento do tempo, dos materiais, dos equipamentos e do pessoal. Ele garante um trabalho dentro dos prazos previstos.

Sem planejamento, perde-se tempo, gasta energia, e o serviço sai malfeito.

Isto tudo significa perda de dinheiro.

Pelo planejamento sabemos o que fazer primeiro e sequência das tarefas. O trabalho deve ser planejado passo a passo, até levar-nos ao objetivo final.

Planejar é: estabelecer, com antecedência, as atividades, tendo em vista: objetivos, tarefas, materiais, equipamentos, local, prazo, pessoal e métodos.

O empresário deve procurar fazer o planejamento o mais completo possível.

Como estabelecer um plano

Um planejamento, para ser instrumento eficaz, deve responder às seguintes perguntas:

a)    O que se pretende conseguir?

b)    Que tarefas deverão ser executadas?

c)    Quais são os equipamentos, materiais e ferramentas que serão utilizados?

d)    Onde serão executadas as tarefas?

e)    Qual o prazo para realizar essas tarefas?

f)     Quais as pessoas que devem participar da execução das tarefas?

g)    Como (de que maneira) vão ser realizadas as tarefas?

Um bom plano deve ser seguido por uma sistemática de controle que permita verificar se as fases estão sendo cumpridas de modo que possibilite correções.

Controle do planejamento

Controlar é acompanhar a execução, fazendo acertos, se forem necessários.

Controlar é comparar a execução com o planejamento, para podermos avaliá-la, isto é, podermos ver se os resultados da execução estão de acordo com os objetivos determinados.

Controlamos, para garantir que a execução saia do jeito que foi planejado.

Por que devemos planejar?

O planejamento nos garante maior eficiência na execução das tarefas. Podemos antever uma série de problemas antes de entrar em ação.

Planejar economiza recursos, tempo e energia humana. Com o planejamento as respostas são mais rápidas.

É como a estória do lenhador que gasta tempo afiando o machado e em seguida faz o trabalho mais eficientemente. Se não afiar o machado adequadamente, gastará mais tempo e cortar menos lenha. Assim é o trabalho com o planejamento.

Um bom plano garante a eficiência e produtividade, necessários, para obter o resultado esperado. Quando se trabalha com tentativas, os erros são mais frequentes que os acertos. Sem um bom roteiro tudo tende a se perder. Portanto, nenhum negócio pode prosperar sem a elaboração de um plano.

A EMPRESA É UM SER COLETIVO, NÃO ESQUEÇA.

 A EMPRESA É UM SER COLETIVO, NÃO ESQUEÇA.

Numa empresa a extensão de cada cargo deve ir além daquilo que imagina o funcionário. Cumprir apenas o roteiro programado pode significar uma estagnação inconsciente e, portanto, comprometer o desempenho coletivo.

Cada produto desenvolvido dentro da empresa passa por inúmeros processos até ser disponibilizado ao cliente. Durante todo o processamento, é impossível imaginar que as pessoas não interagiram. Pode ser que tenham feito apenas parte do processo individualmente, entretanto, coletivamente construíram algo de relevância. E é justamente aí que a empresa deve estar voltada. Para o coletivo. Por exemplo, não é suficiente que a equipe de vendas faça sua parte se os outros participes não estiverem na mesma sintonia para satisfazer o cliente na outra ponta. Cada funcionário percebendo sua importância dentro da organização e agindo para superar a expectativa de seu cargo, poderá ter uma visão plena de satisfação do cliente, também. 

O líder moderno não pode perder a oportunidade de demonstrar a cada funcionário o quanto ele contribui individual e coletivamente para o cumprimento da missão da empresa. Nesse ponto fará uma diferença enorme saber que sua permanência dentro da empresa faz um grande sentido.

 É comum encontrarmos dentro das empresas aquelas pessoas que parecem os abomináveis seres do “não”. Para essas pessoas tudo é impossível, difícil, a semana parece não transcorrer para elas. E são exatamente esses seres que individualmente emperram as engrenagens do sistema fazendo-o falhar repentinamente. Essas pessoas existem e devem ser reintegradas ao sistema de modo que possam contribuir positivamente. Demonstrar a cada funcionário quão importante é seu papel e integrá-lo ao corpo da organização é a melhor solução para aos poucos transformar os abomináveis seres do “não”.

A interação da empresa com o ambiente é constante e obrigatória. E dessa maneira cada funcionário interage interna e externamente por conta desse movimento que faz a organização. No vai-e-vem do dia a dia nos esquecemos muitas vezes de olhar em volta e agradecer a participação dos colegas pelo tanto que contribuem com nosso crescimento. A vida em coletividade é cheia de agruras sabemos, mas não podemos esquecer que também temos grandes recompensas.