CONSELHOS ÚTEIS

Não é possível estimar as vezes que recebemos algum tipo de conselho e subestimamos quem nos aconselha. Não damos importância ou simplesmente fingimos que ouvimos. No mundo dos negócios é preciso estar atento para os conselhos que podem surgir á sua frente. A melhor coisa a fazer é no mínimo checar ou analisar com mais acuracidade. Claro que existem conselhos inalcançáveis. Também há os realizáveis. Entretanto, sempre procurei ouvir os conselhos dos mais velhos. Afinal, eles já passaram pelo percurso que estou passando ou talvez venha a passar. Um bom conselho de uma pessoa sábia é muito bem-vindo.

Separei abaixo alguns conselhos de uma pessoa que considero um sábio. Ele foi ícone da indústria automobilística americana, alcançando o reconhecimento internacional por sua obra. Me refiro a Lee Iacocca. O homem que mudou a história da indústria automobilística.

Vejamos alguns conselhos que extraí de seu livro Falando Francamente:

1- Contrate os melhores

“Quando me perguntam como recuperei a Chrysler, sempre insisto em dizer que não fiz tudo sozinho – um monte de gente inteligente e dedicada me ajudou nisso.”

2- Focalize prioridade e mantenha uma lista atualizada do que está tentando fazer

“Seja qual for o ramo de uma empresa, acredito que devemos colocar no papel as prioridades. Sempre me espanta ver quantas companhias, até mesmo as menores, gastando horas e toneladas de papel com planos do que querem fazer ao longo do tempo. Mas nunca vi um planejamento de longo prazo que não pudesse ser reduzido a uma simples página de prioridades.”

3- Use um linguagem simples e objetiva

“Procure escrever de modo que todos possam compreender sem ter que lhe perguntar do que se trata.”

4- Não esqueça que o pessoal da produção é que traz o dinheiro

“Sem o pessoal da produção não há como transformar ideias em dinheiro. A disputa entre o pessoal da administração e o pessoal da produção é um exercício custoso e dispersivo.”

5- Antes de jogar, trace os limites do campo

“Estabelecer as prioridades da companhia, que representam os limites ou parâmetros que direcionam todos os esforços do pessoal.”

6- Mantenha alguns contestadores por perto

“Sem opiniões contrastantes e sem a livre manifestação de ideias contrárias, uma empresa pode ser levada a tomar decisões ruins. Há um risco real em dizer só aquilo que querem ouvir. Mantenha gente esperta e geralmente contestadora que não aceitas as coisas de imediato. Gente que não aceita aquela estória de que as coisas sempre foram feitas assim.”

7- Não abandone os negócios enquanto planeja

“Todos os planos funcionam no papel. Enquanto não funcionarem de forma efetiva, mantenha a empresa funcionando.”

8- Lembre-se de coisas fundamentais

“Lembre-se daquilo você acredita e outros acreditam. De certa forma, ambos seguem no mesmo caminho. Pergunte-se sempre por que acredita nisso.”

“Quando já dissemos e fizemos tudo, a administração passa a ser um código de valores e juízos. Por isso, no final, só lhe resta ser você mesmo.”

Bons conselhos são moedas raras. Não deixe passar...

Boa sorte!!

Extraído e adaptado do livro: Falando Francamente – Lee Iacocca e Sonny Kleinfield

DEFINIÇÃO SINTÉTICA DAS FUNÇÕES DO ADMINISTRADOR

Definição sintética das funções do Administrador

As funções do Administrador estão divididas em três grandes blocos, sendo: Estratégicas, Táticas e Operacionais.

Funções estratégicas:     

- Planejar – pensar antecipadamente o que se deseja alcançar e determinar os meios e recursos para concretizar esse desejo;    

 - Organizar – processo de identificar, dividir e alocar o trabalho;

Funções Táticas:

- Prover recursos humanos – formar uma equipe competente, integrada e motivada, disposta a agir em conjunto;

- Liderar – conduzir um grupo, influenciando seu comportamento, para atingir os objetivos e metas de interesse comum do grupo, de acordo com uma visão de futuro baseado no conjunto coerente de ideias e princípios.

Funções Operacionais:

- Coordenar – cooperar com as demais unidades da organização para que as atividades sejam executadas de forma balanceada, sincronizada e integrada.

- Controlar – assegurar que as atividades da organização as levem em direção aos objetivos.

 

Pelas funções que lhe cabem, imagina-se que o Administrador as exerce de forma ordenada, refletindo com calma sobre seu trabalho, com poucas dispersões e interrupções. Na realidade existe muita variedade, fragmentação e brevidade e tarefas em ritmo desconexo. Em alguns momentos, o volume de trabalho o faz interromper o que está fazendo e dar prioridade a um assunto mais urgente que requer sua atenção naquele momento.

Também podemos subdividir as atribuições em partes menores criando um ciclo de atividades gerenciais, conforme abaixo:

1-Estabelecer objetivos

- Obter informações

- Sintetizar informações

- Planejar

- Decidir

2- Dirigir a consecução dos objetivos

Organizar

Comunicar

 Motivar

Ordenar, orientar e aconselhar

3- Medir resultados

- Medir, avaliar e controlar

As funções acima descritas relacionam-se com o processo de promover o crescimento de vendas e integração da empresa com o ambiente mercadológico ao qual está inserido. A integração com o público interno da empresa é primordial para o atingimento de metas.

Agora que você já sabe quais são suas funções, faça uma revisão e veja onde está colocando mais energia. Conforme distribua seu tempo, acabará provocando uma disfunção que afetará seu desempenho e de seu departamento.

Boa sorte!!

Claudio Marques.

Fonte: Lacombe, Francisco José Masset – Administração: Princípios e tendências / Francisco José Lacombe, Gilberto Luiz Jose Helbron – São Paulo: Saraiva, 2003.

PLANEJAMENTO

Planejamento

Planejamos para conseguir melhores resultados em um trabalho.

O planejamento facilita o aproveitamento do tempo, dos materiais, dos equipamentos e do pessoal. Ele garante um trabalho dentro dos prazos previstos.

Sem planejamento, perde-se tempo, gasta energia, e o serviço sai malfeito.

Isto tudo significa perda de dinheiro.

Pelo planejamento sabemos o que fazer primeiro e sequência das tarefas. O trabalho deve ser planejado passo a passo, até levar-nos ao objetivo final.

Planejar é: estabelecer, com antecedência, as atividades, tendo em vista: objetivos, tarefas, materiais, equipamentos, local, prazo, pessoal e métodos.

O empresário deve procurar fazer o planejamento o mais completo possível.

Como estabelecer um plano

Um planejamento, para ser instrumento eficaz, deve responder às seguintes perguntas:

a)    O que se pretende conseguir?

b)    Que tarefas deverão ser executadas?

c)    Quais são os equipamentos, materiais e ferramentas que serão utilizados?

d)    Onde serão executadas as tarefas?

e)    Qual o prazo para realizar essas tarefas?

f)     Quais as pessoas que devem participar da execução das tarefas?

g)    Como (de que maneira) vão ser realizadas as tarefas?

Um bom plano deve ser seguido por uma sistemática de controle que permita verificar se as fases estão sendo cumpridas de modo que possibilite correções.

Controle do planejamento

Controlar é acompanhar a execução, fazendo acertos, se forem necessários.

Controlar é comparar a execução com o planejamento, para podermos avaliá-la, isto é, podermos ver se os resultados da execução estão de acordo com os objetivos determinados.

Controlamos, para garantir que a execução saia do jeito que foi planejado.

Por que devemos planejar?

O planejamento nos garante maior eficiência na execução das tarefas. Podemos antever uma série de problemas antes de entrar em ação.

Planejar economiza recursos, tempo e energia humana. Com o planejamento as respostas são mais rápidas.

É como a estória do lenhador que gasta tempo afiando o machado e em seguida faz o trabalho mais eficientemente. Se não afiar o machado adequadamente, gastará mais tempo e cortar menos lenha. Assim é o trabalho com o planejamento.

Um bom plano garante a eficiência e produtividade, necessários, para obter o resultado esperado. Quando se trabalha com tentativas, os erros são mais frequentes que os acertos. Sem um bom roteiro tudo tende a se perder. Portanto, nenhum negócio pode prosperar sem a elaboração de um plano.

A EMPRESA É UM SER COLETIVO, NÃO ESQUEÇA.

 A EMPRESA É UM SER COLETIVO, NÃO ESQUEÇA.

Numa empresa a extensão de cada cargo deve ir além daquilo que imagina o funcionário. Cumprir apenas o roteiro programado pode significar uma estagnação inconsciente e, portanto, comprometer o desempenho coletivo.

Cada produto desenvolvido dentro da empresa passa por inúmeros processos até ser disponibilizado ao cliente. Durante todo o processamento, é impossível imaginar que as pessoas não interagiram. Pode ser que tenham feito apenas parte do processo individualmente, entretanto, coletivamente construíram algo de relevância. E é justamente aí que a empresa deve estar voltada. Para o coletivo. Por exemplo, não é suficiente que a equipe de vendas faça sua parte se os outros participes não estiverem na mesma sintonia para satisfazer o cliente na outra ponta. Cada funcionário percebendo sua importância dentro da organização e agindo para superar a expectativa de seu cargo, poderá ter uma visão plena de satisfação do cliente, também. 

O líder moderno não pode perder a oportunidade de demonstrar a cada funcionário o quanto ele contribui individual e coletivamente para o cumprimento da missão da empresa. Nesse ponto fará uma diferença enorme saber que sua permanência dentro da empresa faz um grande sentido.

 É comum encontrarmos dentro das empresas aquelas pessoas que parecem os abomináveis seres do “não”. Para essas pessoas tudo é impossível, difícil, a semana parece não transcorrer para elas. E são exatamente esses seres que individualmente emperram as engrenagens do sistema fazendo-o falhar repentinamente. Essas pessoas existem e devem ser reintegradas ao sistema de modo que possam contribuir positivamente. Demonstrar a cada funcionário quão importante é seu papel e integrá-lo ao corpo da organização é a melhor solução para aos poucos transformar os abomináveis seres do “não”.

A interação da empresa com o ambiente é constante e obrigatória. E dessa maneira cada funcionário interage interna e externamente por conta desse movimento que faz a organização. No vai-e-vem do dia a dia nos esquecemos muitas vezes de olhar em volta e agradecer a participação dos colegas pelo tanto que contribuem com nosso crescimento. A vida em coletividade é cheia de agruras sabemos, mas não podemos esquecer que também temos grandes recompensas.

ORGANIZAÇÃO RACIONAL DO TRABALHO

ORGANIZAÇÃO RACIONAL DO TRABALHO

O trabalho é o meio pelo qual o homem consegue suprir suas necessidades.

É através dele que a grande obra da criação Divina se torna perceptível. Deus criou o mundo trabalhando. Se observarmos bem veremos que essa criação seguiu um padrão lógico e racional de tal forma que na natureza o ecossistema se desequilibra quando a racionalidade é afetada pela ação do homem.

Dentro de uma empresa o processo é o mesmo. O trabalho deve seguir uma ordem racional, lógica e padronizada. De acordo com esses princípios o resultado tende a ser altamente produtivo e compensador. Não é possível iniciar uma tarefa sem saber qual o resultado que se espera dela, qual o fim que ela proporcionará. Então para determinarmos que alguém faça alguma coisa é necessário antes saber qual o fluxo desse trabalho para que ele possa ser complementado e ao mesmo tempo complementar outro.

Uma maneira simples de definir o rumo que deve tomar uma tarefa é descrevê-la em partes. Cada parte será conhecida como um processo. Cada processo deverá ser acima de tudo, concluído para seguir ao processo seguinte. Essa descrição poderá ser representada graficamente por uma figura conhecida como fluxograma. O fluxograma representa o caminho que percorre uma atividade demonstrando passo a passo cada etapa da atividade integral.

Após realizar a representação gráfica da atividade podemos fazer o mesmo escrevendo simplesmente aquilo que executamos diariamente. Para cumprir essa etapa devemos responder algumas perguntas que servirão de base para descrever toda a atividade.

O QUE FAÇO? – COMO FAÇO? – POR QUE FAÇO? – QUANDO FAÇO?

Seguindo essa metodologia e respondendo essas perguntas, teremos elementos suficientes para montarmos aquilo que chamamos de procedimento operacional.

O procedimento operacional é um instrumento valioso nas empresas porque padroniza as ações impedindo que anomalias ocorram por falta de ordem.

O trabalho racional é desenvolvido de acordo com as premissas – TAREFA – TEMPO – PROCEDIMENTO – PESSOA. Definir claramente a tarefa a ser executada, medir o tempo de execução, descrever a forma como a tarefa deverá ser executada e treinar adequadamente a pessoa que irá realizar.

Veja que há um inter-relacionamento entre os elementos constitutivos.

Agora é só começar e evoluir...

Boa sorte!